¿Cómo se debe usar la guía de competencias?

La guía de competencias tiene un gran número de usos. No es, sin embargo, más que un punto de partida para un número de actividades señaladas a continuación. La guía sirve como herramienta de dirección para asegurar la calidad de estas actividades y proporcionar un lenguaje y enfoque apropiado.

Clarificación de papeles

Todo el personal debe tener claro lo que se espera de ellos y para qué deben estar capacitados. Los propietarios y directivos de las PYME, por lo tanto, tienen la responsabilidad de acordar con sus colaboradores qué competencias son apropiadas para su actual papel y qué competencias serán requeridas en el futuro.

Planes de trabajo futuro

La clarificación de roles o papeles llevará consigo el acuerdo sobre responsabilidades y niveles de autoridad. La descripción de un trabajo en términos de competencia posibilita el establecimiento de objetivos más claros, realistas y asequibles dentro del plan de trabajo futuro. Por ejemplo, la guía de competencia puede ser usada para identificar

- los cambios que están teniendo lugar, cómo valorar los papeles individuales y la necesidad de alcanzar nuevas competencias.
- los cambios en el contexto de trabajo (ej. el uso de nuevas tecnologías).
- los cambios en los niveles requerido (ej. adoptar un enfoque más cercano al cliente).

Revisión de trabajo

Cada vez más, el enfoque de la valoración de la ejecución del trabajo se basa en el resultado, (ej. valorar la cantidad y calidad de trabajo más que hacer un énfasis especial en los factores productivos, y las actividades implicadas en la realización del trabajo o las cualidades personales del titular del trabajo). El uso de un enfoque basado en la competencia, en descripciones de trabajo y planes de trabajo futuro, mantiene el interés en la forma de ejecutar las tareas. También, la guía de competencias proporciona una referencia importante de las revisiones de evaluación del personal y mejora la calidad de las reuniones de trabajo, ya que el énfasis se realiza en los resultados, que son más fácilmente medibles y pueden ser discutidos en términos objetivos.

Selección y promoción

La guía de competencias puede ayudar a adoptar decisiones sobre la selección y la promoción dando respuesta a las siguientes preguntas: ¿Cómo podemos valorar mejor los niveles existentes de competencia? ¿En qué competencia precisa el individuo ser desarrollado? ¿Que competencias precisa desarrollar el individuo para ser considerado para el ascenso? ¿Que oportunidades de formación y desarrollo se pueden proporcionar para desarrollar estas competencias?

Necesidades de formación

La guía de competencias proporciona a los directivos una importante referencia de las áreas clave que su negocio ha de tener en cuenta para determinar sus objetivos futuros. Las necesidades de formación pueden entonces identificarse de distintas formas:

- Identificando prioridades cuando los planes y objetivos del negocio están siendo establecidos, de forma que en la necesidad de desarrollar ciertas competencias para todo el negocio, se identifiquen una o más funciones, o parte de las funciones.

- Cuando el contexto o niveles en los que el individuo está operando cambian. Cuando las revisiones de trabajo destacan una necesidad de ejecución tanto informalmente a lo largo del año, como formalmente en la entrevista que forma parte del sistema de revisión del trabajo personal.

- Cuando el personal es citado, promocionado o reclutado. Cuando las necesidades de identificación de formación contrastan con la guía de competencias, es importante especificar qué cambios son necesarios en la ejecución de las tareas.